Mit fortschreitender Digitalisierung und der Nutzung des Internets als Kommunikationsmedium häufen sich die Gefahren missbräuchlicher Nutzung von personenbezogenen Daten. Die Europäische Union (EU) reagiert darauf mit dem Erlass einer Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO), die mit Stichtag 25. Mai 2018 EU-weit gilt und vorrangig den Schutz der Bürgerinnen und Bürger vor Missbrauch ihrer personenbezogenen Daten zum Gegenstand hat. Die Bundesrepublik Deutschland unterstützt die Bestrebungen der EU mit dem Erlass ihres Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), das auch für Vereine geltende Vorschriften enthält. Dabei ist unerheblich, ob der Verein im Vereinsregister eingetragen ist oder nicht. DSGVO und BDSG sind nicht identisch und müssen beide beachtet werden.
MUT e.V. hat eine Geschäftsstelle und einen Vorstand, dem auch der Kassenwart angehört, der die Geschäftsstelle leitet. Zur Erreichung des Vereinszwecks lt. §2 der Satzung sowie zur Betreuung und Verwaltung der Mitglieder werden personenbezogene Daten notwendigerweise erhoben und geführt. Es ist davon auszugehen, dass die Mitglieder mit der Erfassung und Speicherung dieser Daten, die durch Beitrittserklärung erbeten werden, einverstanden sind. Die Daten werden ausdrücklich nicht in weitergehendem Maße erhoben, verarbeitet und genutzt, weshalb eine Einwilligung in die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten nicht erforderlich ist.
Die personenbezogenen Daten werden vom Kassenwart in Personalunion als Leiter der Geschäftsstelle geführt, gespeichert, verwaltet und genutzt. Bei Bedarf haben der Vorsitzende des Vereins und seine Stellvertreter (§6 der Satzung) Zugriff auf die Daten oder auf Teile davon (z.B. E-Mail-Adressen für Informationen an die Mitglieder). Die personenbezogenen Daten der Vereinsmitglieder werden vom Leiter der Geschäftsstelle/Kassenwart, dem Vorsitzenden und seinen Stellvertretern auf eigenen EDV-Anlagen nach dem Stand der Technik (Virenscanner, Firewall) vor unbefugtem Zugriff sowie Verlust und Beschädigung durch redundante Aufbewahrung gesichert. Den Umgang mit Daten dokumentiert MUT e.V. mit einem Datenschutz-Management-System, das Verfahrensbeschreibungen und technisch-organisatorische Maßnahmen umfasst und Bestandteil dieser Datenschutzverordnung ist.
Datengeheimnisverpflichtung: Geschäftsstellenleiter/Kassenwart und Vorsitzender von MUT e.V. sowie seine Stellvertreter verpflichten sich, dass die personenbezogenen Daten grundsätzlich und ausschließlich nur für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder zur Verfolgung der Vereinsziele genutzt werden.
Da weniger als 10 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, kann die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten entfallen. Die Datenschutzregelungen werden in dieser vom Vorstand beschlossenen Datenschutzordnung niedergelegt, weshalb auf die Aufnahme in die Vereinsatzung verzichtet werden kann.
Bad Krozingen, 25. Mai 2018
Das Datenschutz-Management-System (DSMS) von MUT e.V.
Die Bürgerinitiative MUT - Mensch und Umwelt schonende DB-Trasse Nördliches Markgräflerland e.V. - ist ein gemeinnütziger Verein, im Vereinsregister des Amtsgerichts Freiburg unter der Nummer VR 467 eingetragen. Rechtsgrundlage des DSMS von MUT e.V. ist die Datenschutz-Grundverordnung der EU und das Bundesdatenschutzgesetz. Basis der Datenverarbeitung ist die Verfolgung des Vereinszwecks, die Betreuung der Mitglieder und die Verwaltung der personenbezogenen Mitgliederdaten.
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:
MUT e.V., vertreten durch Rolf Mauthe (Geschäftsstellenleiter) und Dr. Roland Diehl
(1. Vorsitzender)
MUT-Geschäftsstelle: Eichenweg 13, 79168 Bad Krozingen
Telefon/Fax: +49 7633 13171 E-Mail:
info@mut-im-netz.de
Das beigefügte tabellarische Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dient der Dokumentation und der Übersicht über Verfahren, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Personenbezogene Daten von Vereinsmitgliedern werden mittels Beitrittserklärung erhoben. Der Verein darf solche Daten aufgrund des Art. 6 Abs.1 lit. b) der DS-GVO von Mitgliedern erheben, da sie für die Begründung und Durchführung des zwischen Mitglied und Verein durch den Beitritt zustande kommenden rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses erforderlich sind. Eine gesonderte Einwilligung dafür kann entfallen. Die erhobenen Daten werden genutzt und verarbeitet, wobei sie gespeichert, verändert, an Befugte übermittelt (z.B. an Bank zum Einzug des Mitgliedsbeitrags) oder gelöscht werden.
Erhebung personenbezogener Daten: Die von dieser Erklärung betroffenen Personen gehören ausschließlich der Kategorie "Mitglieder" an. Wir erheben folgende personenbezogene Daten: Vorname, Nachname, Geburtsdatum (zur Prüfung der Beitragspflicht; Jugendliche sind beitragsfrei), bei Familienmitgliedern Familienstand und Zahl der Kinder, Datum des Vereinsbeitritts, Anschrift, Bankverbindung, Bankleitzahl und Kontonummer, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk), die für die Mitgliederbetreuung und Vereinsverwaltung zur Verfolgung der Vereinsziele gemäß Vereinssatzung notwendig sind. Unsere online-Beitrittserklärung enthält folgenden Hinweis:
Die von Ihnen gemachten Angaben werden wir vertraulich behandeln und nicht an Dritte weitergeben. Felder, die für Ihre Anfrage nicht benötigt werden, können Sie einfach überspringen. (Die mit rot geschriebenen Felder müssen ausgefüllt sein, um das Formular zu versenden.) Im Feld Kommentar sind Ergänzungen zu Ihrer Beitrittserklärung möglich. Nachdem wir Ihre Beitrittserklärung erhalten haben, erhalten Sie von uns sofort eine E-Mail mit Ihren Angaben.
Mit der Beitrittserklärung wird die Geschäftsführung ermächtigt, den Mitgliedsbeitrag per Bankeinzug zu erheben. Ausschließlich zu diesem Zweck erhält die Bank die dafür erforderlichen Daten: Name, Anschrift, Kontodaten.
Hinweis auf die Betroffenenrechte: Dem Vereinsmitglied steht ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) sowie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) oder Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) oder ein Recht auf Widerspruch ge-gen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) zu.
Das Vereinsmitglied hat das Recht, seine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Dem Vereinsmitglied steht ferner ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.
E-Mail- Verkehr im Verein: Rundmails zur Mitgliederinformation oder zur Einladung zu Vereinsveranstaltungen werden über die vom Mitglied angegebene E-Mail-Adresse im BCC-Modus versandt. Lediglich vorstandsinterne Kommunikation erfolgt im CC-Modus.
Löschung von Mitgliedsdaten: Bei Kündigung der Mitgliedschaft, die satzungsgemäß wirksam nur schriftlich beim Geschäftsführer oder dem 1. Vorsitzenden erfolgen kann, werden nach schriftlicher Bestätigung der Kündigung alle Mitgliedsdaten gelöscht.
Ausscheiden oder Wechsel von Funktionsträgern: Sämtliche Mitgliederdaten werden an den Nachfolger oder einen anderen Funktionsträger des Vereins übergeben. Beim bisherigen Funktionsträger verbleiben keine Kopien und Dateien mit Mitgliederdaten, was dieser schriftlich bestätigt.
Technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz (IT-Sicherheitskonzept): Die Verarbeitung von personenbezogenen Mitgliederdaten zur Durchführung von Verwaltungsaufgaben erfolgt mittels einer vereinseigenen EDV-Anlage, die in der Geschäftsstelle aufgestellt ist. Sie befindet sich in einem abschließbaren Raum, zu dem nur der Geschäftsstellenleiter sowie die o.g. Mitglieder des Vorstands Zutritt haben. Der Zugang zur EDV-Anlage erfolgt durch Login-Name und Passwort. Virenscanner und Firewall (mit automatischen Updates) sind installiert. Zugriff auf die Datei mit personenbezogenen Daten ist nur möglich bei Kenntnis des Dateinamens.
Eine nach Ortschaften sortierte Liste mit E-Mail-Adressen, die von Mitgliedern angegeben wurden, steht dem 1. Vorsitzenden auf dessen EDV-Anlage zur Verfügung, die dieser ausschließlich für Rundmails zur vereinszielkonformen Mitgliederinformation nutzt. Zutritt, Zugang und Zugriff ist in gleicher Weise wie bei der Geschäftsstelle geregelt.
Zum Schutz gegen Zerstörung und Verlust werden die Daten redundant aufbewahrt. In der Geschäftsstelle befinden sich die Daten auf einer externen Festplatte, die nach Bearbeitung physikalisch von der EDV-Anlage getrennt aufbewahrt wird. Einmal monatlich werden die Daten zusätzlich auf einen Datenstick kopiert. Beim 1. Vorsitzenden besteht je eine Kopie der Email-Adressdatei auf einer externen Festplatte und auf einem Datenstick.
Internetpräsenz: MUT e.V. ist im Internet unter der Homepage-URL www.mut-im-netz.de präsent. Die Web-Seiten informieren i.W. die Allgemeinheit über die Vereinsziele, die Vereinsarbeit und die Zusammenarbeit in der Interessengemeinschaft IG BOHR. Wichtigste Funktion ist die Information von Mitgliedern und der interessierten Öffentlichkeit über die regelmäßig am letzten Freitag im Monat stattfindenden öffentlichen Monatstreffs. Namentlich aufgeführt sind die Mitglieder des Vorstands, des Beirats und der Ortsbeauftragten sowie der Website-Betreuung. IP-Adressen werden vom Verein zu Kommunikationszwecken genutzt und nicht veröffentlicht.
Zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit in Baden-Württemberg, Herr Dr. Stefan Brink, Königstraße 10a, 70173 Stuttgart, Tel.: 0711/615541-0 FAX: 0711/615541-15 E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de. Weitere Informationen finden sich auf der Website des Landesbeauftragten unter https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.
letzte Aktualisierung am 03.09.2018